Entender como gerenciar permissões e acesso a documentos e arquivos no Omni é um passo essencial para ter maior controle e usar toda as funcionalidades disponíveis na plataforma.
Vale destacar que aqui não vamos focar nas vantagens, mas temos posts exclusivos no Blog sobre o tema. Vamos começar!
1 – Gerenciar permissões e acesso a documentos: Definição de Permissões por Nível de Usuário
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- Funções e Perfis de Usuário: O OMNI permite criar diferentes funções e perfis de usuário (como administrador, editor e visualizador) com permissões específicas associadas a cada função.
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- Personalização de Permissões: Além dos perfis padrão, é possível personalizar as permissões para indivíduos ou grupos, definindo quem pode acessar, editar ou excluir documentos.
Dessa forma, é possível realizar o gerenciameno no Omni de maneira prática e eficiente, tudo personalizado.
2 – Controle de Acesso a Pastas e Documentos
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- Pastas Seguras: você consegue criar pastas com níveis de acesso restritos, permitindo que apenas usuários autorizados possam visualizar ou editar o conteúdo. Ou seja, personaliza conforme o funcionário ou equipe.
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- Compartilhamento de Documentos: ao compartilhar documentos, você consegue definir permissões específicas para cada usuário ou grupo, controlando quem pode visualizar, comentar ou editar os arquivos.
3 – Configurações de Compartilhamento
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- Links de Acesso: o Omni permite o gerenciamento de links de acesso com permissões definidas, como “somente visualização” ou “edição permitida”. Esses links podem ser protegidos por senha e ter datas de expiração.
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- Compartilhamento Interno e Externo: além de ser possível definir se os documentos podem ser compartilhados apenas internamente ou também com usuários externos à organização.
4 – Gerenciar permissões e acesso a documentos: Monitoramento e Auditoria
Por fim, a plataforma facilita o processo de gerenciar permissões e acesso a documentos e arquivos no Omni acompanhando quem acessou ou modificou documentos através do histórico de acessos e auditoria, garantindo transparência e responsabilidade.
Simultaneamente, tem a opção de configurar as notificações, para receber alertas quando documentos específicos forem acessados ou editados.
Enfim, caso ainda tenha dúvida ou queira saber mais sobre como conectar, integrar e transformar a experiência da sua empresa? Clique aqui e fale com a equipe Webcenter.
