Nesse artigo, vamos falar sobre a importância da disponibilidade de arquivos na nuvem para empresas, isso considerando os diferentes setores que existem em um negócio.
Afinal, muitas vezes, ao listarmos o impacto da transformação digital, acabamos presos em um único setor. Geralmente o de T.I.
Logo, é indispensável que esse debate vá além de um único grupo de pessoas, compreendendo como as empresas de sucesso estão atuando e evoluindo continuamente através das informações que possuem.
3 pilares do armazenamento em nuvem
A princípio, o foco não é explicar o conceito ou funcionamento da nuvem. Por isso, se você quer saber mais sobre isso, confira esse post aqui.
Dessa forma, a importância da disponibilidade de arquivos na nuvem para empresas começa com três pilares básicos. Sendo eles as principais vantagens dessa tecnologia, bem como um ponto de mudança importante para os negócios.
Esses pilares são: liberação de espaço e segurança, redução de custos e facilidade no acesso. Vamos destacar melhor cada um deles abaixo.
Liberação de espaço e segurança
Primeiramente, independentemente do tipo de empresa e até do tamanho, o volume de informações e documentos sempre é alto. Afinal, são contratos, notas fiscais, relatórios, dados de fornecedores e funcionários, etc.
Em resumo, são diversos documentos que começam a encher as gavetas, precisam ser organizados e podem ser danificados com certa facilidade.
Quando esses documentos migram para a nuvem, tudo se torna mais fácil, separando em pastas/categorias que são mais fáceis de encontrar e com risco menor de perda.
Sendo assim, libera espaço na empresa ao mesmo tempo que garante a segurança de todos esses dados.
Afinal, imagine o quão problemático é perder notas de produtos, informações de colaboradores/fornecedores ou mesmo dados fiscais.
Redução de custos
O segundo pilar da importância da disponibilidade de arquivos na nuvem para empresas é a redução de custos.
Inicialmente, ao migrar para tal sistema, há os custos de investimento. Entretanto, são relativamente baixos.
Mas, o principal impacto se dá após essa fase, quando você passa a economizar com espaço físico para operar, espaços de armazenamento, colaboradores que ficam apenas para esse fim e até equipamentos externos. Como os HDs.
Logo, é uma economia significativa que começa no setor financeiro. Mas segue em outros aspectos. Como melhor uso de pessoal, local, equipamentos e mais.
Facilidade do acesso
Por fim, o terceiro pilar é a facilidade do acesso. Sendo a principal característica desse armazenamento.
Em resumo, a solução em nuvem permite que os arquivos/informações sejam acessados sempre que necessários, através de diversos dispositivos, onde quer que você esteja.
Ao mesmo tempo, é possível enviar dados para autoridades, parceiros e colaboradores, facilita a comunicação e evita a perda de horas, já que não é preciso ficar rodando gavetas e dispositivos externos.
Nesta perspectiva, mesmo em uma reunião de última hora, ao perder o horário ou ficar preso no trânsito, essa facilidade no acesso otimiza o funcionamento de toda a equipe.
Além disso, garante o cumprimento de prazos, como envio de documentos para as autoridades, evitando taxações/multas, por exemplo.
Importante
Para realizar a migração de documentos, é indispensável fazer a digitalização. Isso envolve a organização para que, cada setor, mude gradativamente.
Logo, é possível garantir uma transição mais tranquila e efetiva. Para saber mais, converse com um dos especialistas Webcenter para essa mudança.
A importância da disponibilidade de arquivos na nuvem para empresas em diferentes setores
Agora, vamos falar sobre a importância de ter acesso aos arquivos em nuvem considerando que as empresas possuem setores diferentes. Dependendo do tipo de negócio, novas áreas internas podem surgir.
Na prática, a maioria das empresas tem um setor financeiro, administrativo, comercial e operacional (de produção).
Em cada um desses setores, um tipo de ação é realização e, com ela, documentos vão “surgindo”. Por exemplo, as notas fiscais, recibos, extratos e comprovantes ficam no setor financeiro. Já os contratos, registros contáveis, comprovantes e licenças ficam no administrativo.
Basicamente, cada setor possui uma responsabilidade.
Justamente por isso você deve saber da importância da disponibilidade de arquivos na nuvem para empresas: porque cada setor tem uma ação e um volume de informações, mas não são só eles que precisam acessar esses dados.
Imagine que o setor administrativo está fazendo mudanças ou avaliando cenários. Logo, vai precisar dos dados do setor financeiro, para saber como a empresa está, do RH e do operacional.
Dessa forma, essa divisão setorial permite a organização, manutenção e regulação da empresa. Porém, todos eles devem estar em harmonia, com acesso facilitado a alguns arquivos.
E isso pode acontecer de várias maneiras, o setor comercial ou de marketing, por exemplo, precisa saber os custos das ações, investimentos anteriores e licenças para continuar projetando mudanças.
Mais importante que isso, é o acesso a esses arquivos em diferentes setores que facilita a análise dados concretos, definição de novos planos, tomada de decisões, etc.
Resumo prático
Enfim, podemos dizer que a importância da disponibilidade de arquivos na nuvem para empresas em diferentes setores permite:
- Redução de custos gerais;
- Otimiza a qualidade das ações, mudanças e investimentos;
- Facilita a tomada de decisões;
- Regulariza questões gerais;
- Melhora a comunicação interna;
- Traz mais segurança e rapidez para os colaboradores;
- Permite o funcionamento da empresa de qualquer lugar;
- É uma diferença que traz vantagem cognitiva;
- Mantém a documentação organizada;
- Reduz a burocracia, etc.
Se você ainda tiver dúvidas ou quiser saber mais sobre gerenciamento de arquivos, consulte a Webcenter e invista em pacotes de soluções feitos sob medida para a sua empresa.
